Un organisme de formation est avant tout une structure dédiée à l’apprentissage. De ce fait, votre performance repose essentiellement sur la partie pédagogique de votre activité. La gestion administrative joue toutefois un rôle non négligeable dans le bon fonctionnement de votre établissement. En effet, elle risque de prendre trop de place et de temps, si vous n’y prêtez pas attention. Vous avez donc besoin de l’optimiser.
La gestion d’organismes de formation : c’est quoi exactement ?
Il est désormais facile d’optimiser la gestion d’un organisme de formation. Vous devez seulement choisir des solutions efficaces pour améliorer l’organisation et le suivi de votre activité. D’ailleurs, vous disposez actuellement d’un logiciel de gestion pour les organismes de formation. L’outil vous permettra de gagner en performance sur de nombreux plans (administratif, logistique, organisationnel, pédagogique, etc.).
Au quotidien, la gestion d’un organisme de formation ne se résume pas à traiter des documents administratifs. Elle implique des tâches plus variées et chronophages. En effet, cette partie de l’activité englobe l’aspect ingénierie pédagogique, logistique et administratif. Dans les détails, la gestion de ce type de structure couvre entre autres :
- La conception des programmes et du catalogue de formations ;
- L’identification et la sélection des modalités pédagogiques adaptées (blended learning, formation en présentiel, cours en ligne, podcasts…) ;
- L’organisation concrète de la formation (suivi des inscriptions, enregistrement des participants, planning des formateurs, feuilles d’émargement, réservation des équipements et des salles…) ;
- La rédaction et l’envoi des documents obligatoires (convention de formation, contrat, programme, convocation, factures…) ;
- Le suivi juridique et comptable de l’établissement (comptabilité, bilan financier, surveillance du financement des opérateurs de compétence…) ;
- La supervision des évaluations des formateurs et autres collaborateurs ;
- Le classement et l’archivage des documents ;
- La surveillance de la qualité de la formation pour conserver les certifications et les labels de l’organisme.
Ces différents points sont décisifs pour la performance et la pérennité d’un centre de formation. Ainsi, vous devez veiller à optimiser chaque élément dans votre système de gestion.
Comment optimiser la gestion d’un organisme de formation ?
Aujourd’hui, la digitalisation s’impose comme la meilleure solution pour optimiser la gestion d’un organisme de formation. Elle permet d’alléger et même d’automatiser vos tâches administratives. Vous pouvez, par exemple, simplifier la facturation et l’archivage des contrats de formation avec la signature électronique. Cela dit, vous devez choisir au préalable un interlocuteur et un logiciel fiable pour disposer d’un module dédié. Le cloud rend par ailleurs ce type d’outil souple et pratique.
Archiver les documents importants
L’archivage est crucial pour les établissements d’enseignement et les structures professionnelles. Il est aussi essentiel pour développer un business durable en ligne. Par conséquent, l’archivage est particulièrement important, si votre organisme mêle présentiel et virtuel. Vous devez notamment archiver les échanges, les dossiers de formation et les contrats des intervenants. Ces opérations seront alors traçables.
Assurer le suivi des clients
Le suivi est un élément déterminant pour optimiser la gestion d’un organisme de formation. En effet, il permet de connaître la qualité et la durée de la relation avec chaque client. Vous pourrez ainsi déterminer les méthodes adaptées pour entretenir ou améliorer le niveau de satisfaction de votre clientèle. En outre, le suivi participe à la personnalisation et à la diversification de vos prestations.
Continuer la prospection
La prospection n’est pas uniquement réservée aux nouvelles structures. Elle est tout aussi indispensable pour les organisations déjà établies. Cette démarche sert à la base à accroître le nombre de vos clients. Il ne s’agit pas pour autant de dépasser la capacité de votre établissement. Néanmoins, la prospection permet de dénicher de nouveaux partenaires et formateurs. Elle aide également à trouver des interlocuteurs au quotidien (bailleurs, fournisseurs, services informatiques, soutiens logistiques…).
Améliorer la qualité des prestations
La qualité des prestations représente la base même de la performance pédagogique et financière d’un organisme de formation. Il s’agit en effet du premier élément vu ou vérifié par les clients potentiels. Vous devez donc recourir à des outils efficaces pour évaluer et revoir en permanence la qualité de vos services. Ainsi, votre établissement sera le meilleur allié des travailleurs pour une reconversion professionnelle ou une diversification de compétences. Vous serez également attrayant pour les entreprises.
Surveiller les performances des équipes
Outre la qualité des services, la performance de votre organisation repose en grande partie sur l’efficacité de vos collaborateurs. Ces derniers participent effectivement au fonctionnement de votre cœur d’activité et des diverses tâches connexes. De ce fait, vous avez besoin d’évaluer régulièrement vos équipes en vue d’identifier les points à améliorer. Cette démarche est néanmoins facilitée par les outils de gestion dédiés aux organismes de formation.
