Au cours d’une année, une entreprise peut démarrer un grand nombre de projets. Sans organisation, elle risque de ne pas atteindre ses objectifs et de perdre du temps ainsi que de l’argent. De plus, ses employés sont susceptibles de se démotiver. Pour éviter ces situations, une gestion de projet efficace s’impose. Quelles en sont les étapes ?
La gestion de projet : c’est quoi exactement ?
Avant de déterminer les étapes de la gestion de projet, il est nécessaire d’en aborder la définition. La gestion de projet, aussi appelée management de projet, est la démarche qui vise à assurer le bon déroulement d’un projet et d’atteindre ses objectifs. Elle regroupe l’ensemble des méthodes, des techniques et des outils utilisés par un chef de projet et son équipe pour organiser les tâches réalisées dans le cadre du projet afin que celui-ci réponde aux besoins pour lesquels il a été mené. La gestion de projet exige des connaissances spécifiques qui s’acquièrent lors d’une formation comme celle qui permet de décrocher la certification PMP par Skills4All. Délivrée par le PMI (Project Management Institute), cette dernière est reconnue à l’international. Les entreprises plébiscitent les professionnels certifiés PMP, car il s’agit d’un gage de qualification.
Dans une entreprise, la gestion de projet améliore l’efficacité et la productivité des collaborateurs. Elle aide de ce fait à atteindre les objectifs annuels. Par ailleurs, la gestion de projet permet de faciliter les tâches des collaborateurs. Elle contribue ainsi à leur bien-être au travail et renforce leur motivation ainsi que leur engagement.
Les étapes pour une bonne gestion de projet
Pour réussir son management de projet, il est important de suivre plusieurs étapes bien définies. Chaque phase doit respecter un planning précis. Il convient également de prévoir les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Les étapes de la gestion de projet peuvent être divisées en 5.
La conception du projet
Comme lors de la démarche effectuée pour devenir jeune entrepreneur, l’identification des objectifs constitue la première étape de la gestion de projet. Les objectifs représentent des points de repère dont dépendent les divers éléments du projet, comme les ressources à mobiliser, les outils à utiliser, les tâches à exécuter, etc. Ils permettent de déterminer exactement l’aboutissement souhaité pour un projet avec les résultats escomptés.
Durant la conception du projet, il est aussi nécessaire de réfléchir aux contraintes susceptibles d’en compromettre le bon déroulement. Celles-ci peuvent être de différentes natures : technologiques, budgétaires, chronologiques, liées aux ressources humaines, etc.
La planification
La planification consiste à identifier les tâches à accomplir, à les hiérarchiser, à définir leur durée et leur échéance ainsi qu’à déterminer les ressources à allouer à chacune d’elles. Elle vise à construire le calendrier du projet.
La planification peut aujourd’hui être simplifiée par l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet. Elle joue un grand rôle dans la réussite d’un projet. Par conséquent, il est crucial de prendre tout le temps nécessaire lors de cette phase avant de passer aux autres étapes de la gestion de projet.
La réalisation
La réalisation consiste à mettre en œuvre les éléments planifiés. Tout au long de cette phase, le chef de projet s’assure de l’avancée des activités ainsi que du respect du planning et du budget. Il compare également les résultats obtenus avec ceux qui ont été initialement fixés et procède à l’ajustement du projet si nécessaire. Il communique en outre régulièrement avec les différentes parties prenantes pour les tenir informer de l’avancement du projet.
En fonction de la complexité du projet, il est possible de prévoir des réunions hebdomadaires ou trimestrielles pour remédier aux éventuels retards.
La clôture
Beaucoup font l’erreur de relâcher la rigueur vers la fin du projet. Or, la réalisation des derniers détails du projet requiert énormément de temps. En effet, de nombreuses tâches doivent encore être exécutées. Il faut, par exemple :
- Vérifier que tous les documents et les livrables ont été finalisés ;
- Confirmer la livraison des livrables et leur acceptation formelle par le client ;
- Clôturer les comptes du projet ;
- Libérer les ressources.
Au cours de cette étape, il est déjà possible d’évaluer globalement le niveau de réussite du projet.
L’analyse
L’analyse constitue la dernière étape de la gestion de projet. Elle consiste à réunir l’équipe de projet pour en évaluer les points forts et les lacunes ainsi que les leçons qu’il est possible d’en tirer. Les conclusions de cette réunion doivent être consignées dans un bilan de synthèse.
Ce document permet de capitaliser l’expérience. Concrètement, il évitera de reproduire les mêmes erreurs lors d’un nouveau projet, de renforcer les processus de travail et d’améliorer l’efficacité de l’équipe.
