Una organización de formación es ante todo una estructura dedicada al aprendizaje. Como resultado, su desempeño se basa esencialmente en la parte educativa de su actividad. La gestión administrativa, sin embargo, juega un papel importante en el buen funcionamiento de su establecimiento. De hecho, corre el riesgo de ocupar demasiado espacio y tiempo si no le prestas atención. Entonces necesitas optimizarlo.
Gestión de organizaciones de formación: ¿qué es exactamente?
Ahora es fáciloptimizar la gestión de una organización de formación. Sólo necesitas elegir soluciones efectivas para mejorar la organización y seguimiento de tu actividad. Además, actualmente tienes un software de gestión para organizaciones de formación. La herramienta le permitirá mejorar el desempeño en muchos niveles (administrativo, logístico, organizativo, educativo, etc.).
En el día a día, la gestión de una organización de formación no se limita únicamente a la tramitación de documentos administrativos. Implica tareas más variadas y que requieren más tiempo. De hecho, esta parte de la actividad incluye el aspecto de ingeniería educativa, logística y administrativa. En detalle, la gestión de este tipo de estructuras abarca, entre otras cosas:
- El diseño de programas y del catálogo formativo;
- Identificación y selección de métodos educativos adecuados (aprendizaje combinado, formación presencial, cursos en línea, podcasts, etc.);
- La organización concreta de la formación (seguimiento de inscripciones, registro de participantes, calendario de formadores, hojas de asistencia, reserva de equipos y salas, etc.);
- Redacción y envío de documentos obligatorios (convenio de formación, contrato, programa, invitación, facturas, etc.);
- Seguimiento jurídico y contable del establecimiento (contabilidad, balance financiero, seguimiento de la financiación de los operadores cualificados, etc.);
- Supervisión de evaluaciones de formadores y otros colaboradores;
- La clasificación y archivo de documentos;
- Seguimiento de la calidad de la formación para mantener las certificaciones y sellos de la organización.
Estos diferentes puntos son decisivos para el rendimiento y la sostenibilidad de un centro de formación. Por lo tanto, debes asegurarte de optimizar cada elemento de tu sistema de gestión.
¿Cómo optimizar la gestión de una organización de formación?
Hoy en día, la digitalización se perfila como la mejor solución para optimizar la gestión de una organización de formación. Te permite reducir e incluso automatizar tus tareas administrativas. Podrá, por ejemplo, simplificar la facturación y el archivo de los contratos de formación con firma electrónica. Dicho esto, primero debes elegir una persona de contacto y un software confiable para tener un módulo dedicado. La nube también hace que este tipo de herramientas sean flexibles y prácticas.
Archivar documentos importantes
El archivo es crucial para los establecimientos educativos y las estructuras profesionales. También es fundamental desarrollar una negocio sostenible en línea. Por lo tanto, el archivado es particularmente importante si su organización combina lo presencial y lo virtual. En particular, deberá archivar los intercambios, los expedientes de formación y los contratos de los participantes. Estas operaciones serán entonces rastreables.
Garantizar el seguimiento del cliente.
El seguimiento es un elemento determinante para optimizar la gestión de una organización de formación. De hecho, permite conocer la calidad y duración de la relación con cada cliente. De esta forma podrá determinar los métodos adecuados para mantener o mejorar el nivel de satisfacción de sus clientes. Además, el seguimiento contribuye a la personalización y diversificación de sus servicios.
Continuar prospeccionando
La prospección no está reservada sólo a nuevas estructuras. Es igualmente esencial para las organizaciones ya establecidas. Este enfoque sirve básicamente para aumentar el número de sus clientes. Esto no significa exceder la capacidad de su establecimiento. Sin embargo, la prospección permite encontrar nuevos socios y formadores. También ayuda a encontrar contactos diarios (propietarios, proveedores, servicios informáticos, soporte logístico, etc.).
Mejorar la calidad de los servicios.
La calidad de los servicios representa la base misma del desempeño educativo y financiero de una organización de formación. De hecho, es el primer elemento visto o verificado por los clientes potenciales. Por lo tanto, debe utilizar herramientas eficaces para evaluar y revisar constantemente la calidad de sus servicios. Así, su establecimiento será el mejor aliado de los trabajadores para una reentrenamiento o una diversificación de habilidades. También serás atractivo para las empresas.
Monitorear el desempeño del equipo
Además de la calidad de los servicios, el desempeño de su organización depende en gran medida de la eficiencia de sus empleados. Participan efectivamente en el funcionamiento de su negocio principal y en diversas tareas relacionadas. Por lo tanto, es necesario evaluar periódicamente a sus equipos para identificar áreas de mejora. Sin embargo, este enfoque se ve facilitado por herramientas de gestión dedicadas a las organizaciones de formación.
