Pour un stagiaire, l’ERP est parfois difficile à appréhender en raison de la diversité et de la complexité de ses fonctionnalités. Cette solution permet pourtant d’optimiser les processus et d’améliorer la productivité d’une entreprise en unifiant son SI (système d’information). Ainsi, elle est désormais incontournable dans une grande variété de métiers et d’activités. Il est donc important de comprendre les particularités de l’ERP.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Le fonctionnement d’un ERP est axé sur la centralisation des données clientèles et opérationnelles. La base du concept est d’ailleurs évoquée dans le nom de solutions logicielles comme Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dans l’ensemble, l’idée est d’unifier le SI en intégrant divers outils et services autour d’une seule base de données. Toutes les équipes auront alors accès aux mêmes informations et pourront travailler efficacement pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
La notion d’ERP vient des États-Unis et signifie « Enterprise Ressource Planning ». En français, l’abréviation est souvent traduite par PGI, pour « Progiciel de Gestion Intégré ». Il s’agit d’un programme de gestion des ressources et de planification des activités d’une entreprise. Concrètement, le logiciel peut traiter entre autres :
- Les achats et les commandes ;
- Les stocks ;
- La paie et la comptabilité ;
- Les démarches commerciales ;
- Les campagnes marketing et communication ;
- La coordination des forces de ventes ;
- La relation client ;
- La production…
Les pôles gérés dépendent foncièrement des spécificités de la structure et du logiciel choisi. En tout cas, le principal objectif est d’éviter de jongler avec de nombreux outils isolés pour traiter des données éparpillées. Ce système centralisé permet en somme d’optimiser l’organisation des collaborateurs, des processus et des informations utiles au développement des activités. L’entreprise pourra alors gagner en productivité.
Quels sont les objectifs d’un ERP ?
Le fonctionnement d’un ERP permet de comprendre son objectif global sur le plan organisationnel et stratégique. Ce type d’application vise essentiellement à rendre les données plus homogènes et cohérentes pour optimiser le processus de gestion. Le programme permet ainsi d’améliorer l’efficacité des dirigeants et des managers dans le pilotage de l’entreprise.
Dans la pratique, les équipes pourront travailler efficacement en partageant le même système d’information. Le SI unifié permet par ailleurs de faciliter les échanges et les collaborations en interne comme en externe. Dans ce contexte, les collaborateurs seront plus performants au niveau individuel et collectif. Cette situation participe à la rentabilité et à la pérennité de l’entreprise. De plus, l’ERP permet de limiter :
- Les investissements dans des systèmes compliqués et fonctionnant en silos ;
- Les pertes de temps causées par la saisie et la vérification des données dans différents logiciels de gestion ;
- La duplication des informations entrées manuellement ;
- Les erreurs humaines et les pertes de données ;
- Le manque de visibilité en raison de l’insuffisance des échanges, des rapports et des indicateurs clés ;
- Les efforts pour gérer les différents éléments vitaux pour le fonctionnement de l’entreprise (achats, ventes, stocks, production, etc.).
En définitive, l’ERP sert à optimiser le pilotage des activités en centralisant la gestion des données et des processus. La solution logicielle permet également d’automatiser le partage d’informations entre les équipes et les outils de gestion de l’entreprise.
Comment fonctionne un ERP ?
Le fonctionnement d’un ERP repose sur l’unification de la base de données d’une entreprise. Il suffit ainsi de renseigner ou de modifier une information dans un seul module pour impacter les autres outils intégrés. Une entrée dans les ventes aura, par exemple, des effets sur la gestion des stocks, de la logistique, de la production… Les différents pôles concernés pourront alors agir en conséquence.
Dans les détails, un commercial aura seulement à entrer les ventes réalisées sur son terminal. L’ERP appliquera ensuite la transaction sur le journal des ventes, les stocks et les écritures comptables. Cette procédure permet à la fois de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs. De plus, toutes les équipes seront à jour sur l’état des ventes, des stocks, des comptes… Selon le PGI considéré, le programme peut également proposer :
- Des outils de data visualisation et de BI (business intelligence) ;
- Une analyse en temps réel des performances financières de l’entreprise ;
- Une modélisation des données pour réaliser des projections financières ;
- Un système de reporting standard ou personnalisé ;
- Une estimation du coût et de la performance des projets ;
- Un suivi de la facturation des clients ;
- Une automatisation de l’élaboration des plans de production…
Aujourd’hui, les ERP peuvent intégrer une grande variété de fonctionnalités. Le principe reste néanmoins le même, à savoir donner un aperçu des différentes parties de l’activité de l’entreprise.
